Квалифицированный секретарь - правая рука руководителя, его незаменимый помощник и, конечно же, лицо фирмы. В обязанности секретаря, как правило, входит: прием посетителей, ведение делопроизводства (хотя бы регистрация входящей и исходящей документации); обслуживание руководителя (нередко планирование его рабочего дня); прием телефонных звонков, поступающих руководителю; организация приемов и совещаний, заказ гостиниц и авиабилетов (для руководителя и для всех остальных сотрудников); заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда - обеспечение руководителя продуктами.

Должностная инструкция секретаря гласит:

Секретарь:
-Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
-Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
-Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
-Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
-Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
-Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.
-Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
-По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
-Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
-Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
-Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
-Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
-Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
-Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
-Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
-Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.