Администратор принимает звонки, грамотно отвечает на вопросы клиентов, ведет их запись, провожает их к нужному специалисту, совершает на кассе финансовые операции. Часто также в его обязанности входит закупка необходимых расходных материалов.

Администратор офиса должен знать:

-Расположение офисных помещений.
-Принципы планировки и оформления помещений офиса.
-Правила и методы организации работы офиса.
-Сферу деятельности работников офиса.
-Этику взаимоотношений в рабочей группе.
-Стандарты делопроизводства.
-Принципы организации снабжения офиса.
-Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
-Техническое оснащение офиса.
-Правила пользования оргтехникой.
-Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.
-Основы эстетики, этики и социальной психологии.
-Правила внутреннего трудового распорядка.
-Основы трудового законодательства.
-Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты

Должностная инструкция администратора гласит:

1. Администратор обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами). 
2. Администратор составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса. 
3. Администратор оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги. 
4. Администратор осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям. 
5. Администратор обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса. 
6. Администратор осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе. 
7. Администратор устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ. 
8. Администратор обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты. 
9. Администратор организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта. 
10. Администратор организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками. 
11. Администратор организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.). 
12. Администратор подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей. 
13. Администратор ведет учет посетителей. 
14. Администратор принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. 
15. Администратор выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. 
16. Администратор подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.)